À l’heure de l’hyperconnectivité, 80 % des PME gèrent encore leurs flottes à partir d’un simple tableau Excel

La gestion des flottes automobiles est devenue un enjeu de pilotage stratégique. Entre la flambée des coûts d’usage, la diversification des motorisations et le durcissement des règles fiscales, la gestion du parc est devenu un terrain miné.

Pourtant sur le terrain les réflexes peinent à évoluer. Près de 80 % des PME géreraient encore leurs flottes sur des tableurs Excel d’après le livre blanc « du tableur au logiciel dédié » de Winflotte publié ce mois. Une méthode d’un autre âge qui expose l’entreprise à de graves dérives.

Faire face à l’explosion du TCO

Ce « bricolage » numérique montre rapidement ses limites face à  la complexité du coût réel d’utilisation (TCO). Loyer, carburant, recharges électriques, entretien, assurance, gestion des sinistres, frais de restitution… Les composantes de la dépense se sont démultipliées ces dernières années. Traitées sur un simple tableur, ces charges ne sont consolidées qu’en fin d’exercice comptable, interdisant tout arbitrage en temps réel.

Le spectre du contrôle Urssaf

La réforme du barème de l’avantage en nature (AEN) pour les véhicules en LLD a fait l’effet d’une forte pression. Alors que les véhicules en parc conservent l’ancien régime, ceux nouvellement acquis doivent répondre aux nouvelles règles. L’entreprise doit désormais faire cohabiter deux règles de calcul différentes au sein d’un même parc. Cette cohabitation rend l’erreur sur le bulletin de paie quasi inévitable sans automatisation. 

Parallèlement la suppression de l’ancienne TVS au profit des taxes sur les émissions de CO2 et les polluants (TAVT) impose un suivi véhicule par véhicule, appuyé sur des données WLTP et la date exacte d’immatriculation. Saisir cela à la main sur un tableur devient un exercice périlleux.Au final, cela peut se traduire par des rappels de cotisations Urssaf.

Le verdissement des parcs

La transition énergétique chamboule également la donne. Le TCO n’est plus schématiquement une simple addition du loyer et du carburant. L’abattement de 70 % de l’AEN forfaitaire reste le principal moteur financier pour inciter au passage à l’électrique. Mais cela demande de la rigueur. Le coût d’un véhicule se pilote désormais au km près et au jour le jour.

Adopter un logiciel automatisé dès l’entrée du véhicule en parc apparait une mesure indispensable de salubrité financière de l'entreprise. Les éditeurs de programmes ne diront pas le contraire.